Den 1. januar 2021 trådte en ny kontrolpakke i kraft, som stiller nye krav til dit selskab. Kontrolpakken har til formål at styrke selskabs- og regnskabskontrollen.
Den nye kontrolpakke stiller krav om, at alle danske selskaber skal opbevare selskabsdokumenter i minimum fem år fra udgangen af det regnskabsår, hvor dokumenterne er udarbejdet.
Enkeltmandsvirksomheder er ikke omfattet af disse nye krav.
Opbevaringspligten gælder for selskabsdokumenter, der udarbejdes i regnskabsåret, som begynder den 1. januar 2021 eller senere.
Hvilke dokumenter?
Opbevaringspligten omfatter de selskabsdokumenter og bilag, som et selskab er forpligtede til at udarbejde efter selskabsloven. Det er bl.a. stiftelsesdokumenter, vedtægter, forretningsorden, generalforsamlingsprotokollater, dokumentation vedrørende oplysninger om ejerforhold samt dokumentation for indbetaling af selskabskapital.
Det er vigtigt at have for øje, at det ikke alene er dokumenter udarbejdet af selskabet, men tillige dokumenter udarbejdet af eksterne rådgivere, herunder revisorer og advokater.
Opbevaringspligtens indhold
Opbevaringspligten indeholder et krav om, at dokumenterne skal opbevares således, at de uden vanskeligheder kan gøres tilgængelige for offentlige myndigheder.
Opbevaringen skal enten ske fysisk eller elektronisk. Hvis man opbevarer dokumenterne fysisk, skal dokumenterne opbevares i Danmark.
Den nye kontrolpakke stiller ikke krav om, at man opbevarer de originale dokumenter.
Reglerne gælder også ved ophør af selskab
Det er vigtigt at vide, at kontrolpakken stiller krav om, at selskaber som ophører med at eksistere, fx ved likvidation eller opløsning ved erklæring, fortsat skal opbevare selskabets dokumenter i en årrække efter selskabets ophør.
Konsekvenser ved manglende og mangelfuld opfyldelse af opbevaringspligten
Hvis man ikke overholder reglerne, kan direktionen pålægges bøder. I værste fald kan man stå overfor en tvangsopløsning af selskabet.
Bøder pålægges som udgangspunkt selskabet, men de ansvarlige i selskabet kan tilsvarende pålægges bøder, hvis der er tale om forsætlig eller groft uagtsom tilsidesættelse af reglerne.
Tvangsopløsning kommer på tale som den yderste sanktion.
Hos Partner Advokater er vi altid klar til at hjælpe dig, hvis du har spørgsmål til den nye kontrolpakke.